Datenschutz in der Pflege

Fotos und Social Media in der Pflege: Einwilligungen für Bewohner- und Teambilder richtig einholen

18.07.2026 von Dominic

Das Sommerfest war ein voller Erfolg, die Stimmung großartig, die Bilder sind es auch, und nun sollen sie auf Facebook und Instagram. Genau an dieser Stelle wird aus einem schönen Moment ein Datenschutzthema: Fotos von Bewohnern, Patienten und Mitarbeitern sind personenbezogene Daten, in der Pflege regelmäßig sogar Gesundheitsdaten. Gleichzeitig sind authentische Bilder für Recruiting, Angehörigenkommunikation und das Image der Einrichtung wertvoller denn je. Dieser Beitrag zeigt, wann Fotos zulässig sind, wie eine wirksame Einwilligung aussieht, was bei eingeschränkter Einwilligungsfähigkeit gilt und welche Praxisregeln Pflegedienste und Einrichtungen jetzt brauchen.

Rechtlicher Rahmen: Warum Fotos in der Pflege Gesundheitsdaten sind

Für Fotos gelten zwei Rechtsrahmen nebeneinander: das Datenschutzrecht der DSGVO für das Anfertigen und Verarbeiten der Aufnahmen sowie das Kunsturhebergesetz (§§ 22, 23 KUG) für deren Veröffentlichung. In der Praxis läuft beides auf denselben Grundsatz hinaus: Ohne Einwilligung der abgebildeten Person geht es in aller Regel nicht.

In der Pflege kommt eine entscheidende Verschärfung hinzu: Wer auf einem Foto erkennbar in einer Pflegeeinrichtung oder in einer Versorgungssituation zu sehen ist, dessen Pflegebedürftigkeit wird damit offenbart. Das Bild transportiert dann ein Gesundheitsdatum nach Art. 9 DSGVO, und für dessen Veröffentlichung braucht es eine ausdrückliche Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). Die Ausnahmen des KUG, etwa für Bilder von Versammlungen, helfen hier nicht weiter: Sie tragen keine Veröffentlichung von Gesundheitsdaten in sozialen Netzwerken. Welche datenschutzrechtlichen Grundpflichten für Pflegedienste insgesamt gelten, lesen Sie in unserem Grundlagenbeitrag zum externen Datenschutzbeauftragten im Pflegedienst; für Fotos der Mitarbeiter ergänzt unser Beitrag zum Beschäftigtendatenschutz im Pflegedienst das Bild.

Die wirksame Einwilligung: Was sie enthalten muss

Eine Einwilligung ist nur wirksam, wenn sie informiert, freiwillig, zweckgebunden und nachweisbar ist (Art. 7 DSGVO). Für die Praxis bedeutet das fünf Anforderungen:

• Getrennte Zwecke: Aushang im Haus, Website, Facebook, Instagram, Pflegebroschüre und Presse sind unterschiedliche Verwendungen mit unterschiedlicher Reichweite. Die Einwilligungserklärung muss diese Zwecke einzeln ankreuzbar machen. Eine Pauschalklausel „für Öffentlichkeitsarbeit aller Art“ ist unwirksam.
• Transparenz über Risiken: Bei Social Media gehört der Hinweis dazu, dass Bilder weltweit abrufbar sind, von Dritten kopiert und weiterverbreitet werden können und eine vollständige Löschung aus dem Netz faktisch nicht möglich ist. Auch die mögliche Verarbeitung durch Plattformbetreiber außerhalb der EU sollte genannt werden.
• Echte Freiwilligkeit: Die Einwilligung darf nicht zur Bedingung für Leistungen oder Teilnahme gemacht werden. Wer nicht fotografiert werden möchte, nimmt trotzdem am Sommerfest teil. Bei Mitarbeitern gilt der verschärfte Maßstab des Beschäftigtendatenschutzes: Die Verweigerung darf keinerlei Nachteile haben, und das sollte ausdrücklich dokumentiert sein.
• Nachweisbarkeit: Die Einrichtung muss die Einwilligung nachweisen können (Art. 7 Abs. 1 DSGVO). Schriftliche oder elektronisch dokumentierte Erklärungen mit Datum, Person und angekreuzten Zwecken sind daher Standard.
• Jederzeitiger Widerruf: Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Darauf ist vor Abgabe hinzuweisen, und der Widerruf muss so einfach möglich sein wie die Einwilligung selbst. Organisatorisch heißt das: Die Einrichtung muss wissen, welches Bild auf welchem Kanal liegt, um es im Widerrufsfall tatsächlich entfernen zu können.

Eingeschränkte Einwilligungsfähigkeit: Demenz, Betreuung und der natürliche Wille

Maßstab für die Einwilligung ist nicht die Geschäftsfähigkeit, sondern die Einsichtsfähigkeit: Kann die Person Bedeutung und Tragweite der Veröffentlichung erfassen? Viele Menschen mit beginnender Demenz können das durchaus, und dann zählt allein ihre eigene Entscheidung. Die Einschätzung sollte im Zweifel dokumentiert werden.

Fehlt die Einsichtsfähigkeit, kommt es auf die rechtliche Vertretung an: ein rechtlicher Betreuer, sofern sein Aufgabenkreis diese Entscheidung umfasst, oder ein Bevollmächtigter mit entsprechender Vorsorgevollmacht. Wichtig ist, dass die Vertretung nicht frei entscheidet: Nach dem Betreuungsrecht sind die Wünsche und der mutmaßliche Wille der betreuten Person maßgeblich. Hat jemand Zeit seines Lebens keine Fotos von sich veröffentlicht sehen wollen, kann der Betreuer das nicht überstimmen.

Und selbst mit formal wirksamer Einwilligung der Vertretung gilt eine doppelte Grenze: Der natürliche Wille im Moment der Aufnahme ist zu respektieren. Wer abwehrt, sich wegdreht oder erkennbar unwohl ist, wird nicht fotografiert. Und die Würde setzt eine inhaltliche Grenze: Bilder, die Menschen in hilflosen, entwürdigenden oder bloßstellenden Situationen zeigen, sind auch mit Einwilligung tabu. Gerade in Demenz-WGs ist diese Abwägung tägliche Praxis und sollte Teil der Teamkultur sein, nicht nur des Formulars.

Typische Situationen aus der Praxis

• Sommerfest und Veranstaltungen: Ein Aushang am Eingang („Heute wird fotografiert“) informiert, ersetzt aber keine Einwilligung für die Veröffentlichung erkennbarer Bewohner. Bewährt hat sich ein Foto-Konzept: vorab eingeholte Einwilligungen je Bewohner, eine aktuelle Übersicht für das Foto-Team, wer veröffentlicht werden darf und wer nicht, sowie definierte Fotozonen oder Erkennungszeichen für Personen ohne Einwilligung. Für Gäste und Angehörige genügt bei Übersichtsaufnahmen oft die transparente Information; bei Porträts und Posts gilt auch hier: fragen.
• Recruiting-Posts und Teambilder: Mitarbeiterfotos auf Karriereseite und Social Media brauchen eine dokumentierte, freiwillige Einwilligung nach den Maßstäben des Beschäftigtendatenschutzes. Praktisch wichtig: Nach dem Ausscheiden hat die Person Anspruch darauf, dass ihre Bilder auf Verlangen von Website und Kanälen entfernt werden. Wer Recruiting-Kampagnen plant, sollte deshalb von Anfang an festhalten, welche Bilder mit welchen Personen wo eingesetzt werden.
• Angehörige mit dem Smartphone: Private Fotos der eigenen Mutter beim Besuch sind zulässig (sogenannte Haushaltsausnahme der DSGVO). Problematisch wird es, wenn Mitbewohner oder Mitarbeiter mit auf dem Bild sind und die Aufnahme bei Facebook landet. Eine Foto-Regelung in Hausordnung oder Begrüßungsmappe schafft Klarheit: fotografieren ja, posten mit Dritten im Bild nur mit deren Zustimmung.
• Wundfotos und WhatsApp: Fotos zur Pflege- und Wunddokumentation sind keine Frage der Einwilligung, sondern Teil der Versorgung (Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO). Sie gehören ausschließlich in die Dokumentationssoftware und auf Dienstgeräte. Das Wundfoto, das per WhatsApp vom Privathandy an die PDL geht, ist dagegen ein klassischer meldepflichtiger Datenschutzvorfall in der Pflege und sollte durch klare Anweisung und taugliche technische Alternativen unterbunden werden.

Was Pflegedienste und Einrichtungen jetzt organisieren müssen

• Einwilligungsmanagement: Eine zentrale, aktuelle Übersicht, wer wofür eingewilligt hat, inklusive Widerrufen. Beim Einzug beziehungsweise Versorgungsbeginn wird die Einwilligung standardmäßig angeboten, ohne Druck und mit getrennten Zwecken.
• Prozess für Widerruf und Löschung: Wer widerruft, dessen Bilder werden von den eigenen Kanälen entfernt; dafür braucht es eine Zuordnung von Bildern zu Personen und Plattformen. Auch für Auszug und Todesfall sollte geregelt sein, wie mit vorhandenen Bildern umgegangen wird; das Persönlichkeitsrecht wirkt über den Tod hinaus, beim Recht am eigenen Bild können Angehörige noch zehn Jahre lang über Veröffentlichungen entscheiden.
• Klare Zuständigkeit für Social Media: Wenige benannte Personen posten, alle anderen liefern zu. Vor jeder Veröffentlichung steht der Abgleich mit der Einwilligungsübersicht. Spontane Stories aus dem Dienstalltag ohne diesen Abgleich sind die häufigste Fehlerquelle.
• Schulung des Teams: Mitarbeiter müssen die Grundregeln kennen: kein Bewohnerfoto auf dem Privathandy, kein Post ohne Freigabe, natürlichen Willen respektieren, Würde vor Reichweite. Kurze Praxisschulungen mit Beispielen wirken hier mehr als jede Richtlinie im Ordner.

Wann externe Unterstützung sinnvoll ist

Zwischen Einwilligungsformularen, Betreuungsrecht, Beschäftigtendatenschutz und Plattformrisiken verliert man als Einrichtung schnell den Überblick, und fehlerhafte Formulare fallen meist erst auf, wenn sich jemand beschwert. Ein externer Datenschutzbeauftragter mit Branchenerfahrung in der Pflege bringt geprüfte Muster für Bewohner-, Angehörigen- und Mitarbeitereinwilligungen mit, richtet das Einwilligungsmanagement ein und schult das Team anhand konkreter Praxisfälle. zweiplus betreut bereits über 30 Pflegedienste bundesweit und kennt die typischen Konstellationen vom Sommerfest bis zur Recruiting-Kampagne. Für KMU besteht zudem die Möglichkeit, Beratungsleistungen im Bereich Datenschutz über das Förderprogramm der BAFA bezuschussen zu lassen. Ob eine Förderung in Frage kommt, klären wir im Erstgespräch.

Fazit: Gute Bilder und guter Datenschutz schließen sich nicht aus

Pflegeeinrichtungen müssen nicht auf authentische Fotos verzichten, sie müssen sie organisieren: getrennte, dokumentierte Einwilligungen, ein gelebter Umgang mit eingeschränkter Einwilligungsfähigkeit, ein funktionierender Widerrufsprozess und klare Regeln für Team und Angehörige. Wer das einmal sauber aufsetzt, gewinnt doppelt: rechtssichere Öffentlichkeitsarbeit und das Vertrauen von Bewohnern und Familien, dass mit ihren Bildern so sorgsam umgegangen wird wie mit ihrer Pflege. Wer dafür geprüfte Muster und einen erfahrenen Partner sucht, findet beides bei zweiplus. Nehmen Sie Kontakt auf und lassen Sie Ihre Einwilligungsprozesse unverbindlich prüfen.